Por mais óbvio e básico que esse assunto seja, as reuniões são fundamentais e todo profissional que precisa convocar ou conduzir uma reunião, deseja que a mesma seja eficaz e proveitosa, ou seja, que seu objetivo seja alcançado. Uma reunião mal programada e mal planejada pode ser chata e desinteressante, desgastante, solene demais e no final, não se chega a nenhuma conclusão. Uma reunião, normalmente, não vai resolver problemas, mas vai ajudar a traçar um plano de ação para sua solução. Existem vários motivos para se fazer uma reunião e alguns dos objetivos podem ser: Tomada de decisões, comunicação de decisões, discussões e até mesmo para colher a opinião ou versão de outros sobre um determinado tema.O dia a dia nas empresas está tão corrido que às vezes o tempo é curto para as reuniões. Mas elas são necessárias e para que não haja perda de tempo, seguem algumas sugestões para uma reunião eficaz e produtiva.
Motivo: A reunião é realmente necessária? Lembre-se que os participantes precisam deixar seus postos de trabalho por algum tempo para atender à sua reunião, então, é melhor que seja um bom motivo.
Planejamento: Para utilizar o menor tempo possível, só o necessário, planeje sua reunião, dividindo-a em partes, se preciso. Envie uma convocação com no mínimo 24 horas de antecedência, informando o local e data e mostrando quem estará presente. O ideal é entrar em contato com cada um dos participantes para verificar se podem comparecer à reunião no dia e hora agendados.
Pauta: Junto à convocação, envie uma pauta dos assuntos a serem tratados. Dê tempo aos participantes para se prepararem. Caso existam desvios na discussão, utiliza a pauta para retornar ao foco da reunião.
Participantes: Escolha com critério os participantes da reunião. Nem todo mundo precisa estar presente. Se a reunião for executiva, convoque os gestores, mas se for uma reunião operacional, então chame os profissionais e analistas.
Postura: Se quer ser o líder, então fique em pé! Isso vai mostrar a todos que a reunião é importante e todos vão olhar pra você. Se o assunto for longo, então você poderá se sentar.
Recursos: Tenha disponível todos os recursos, tecnológicos ou não, que serão usados em sua reunião, como marcadores, lousa branca, flip-chart, projetor, notebook, etc. Prepare-se com antecedência para não ter que ficar montando a sala na hora de começar a reunião. Se a reunião durar mais que uma hora, então providencie água, café e biscoitos, etc...
Participação: Se possível, e sempre que necessário, dê a palavra aos participantes. Isso os tornará importantes e ficarão à vontade para expressar suas opiniões. Lembre-se que você não é o dono da verdade, e já está comprovado que muitas soluções para problemas graves foram elaboradas por pessoas simples, com cargos menores, talvez por não estarem sob pressão, mas de qualquer forma, não subestime a criatividade da mente humana.
Celulares: Continua sendo uma enorme falta de educação usar ou falar ao celular durante uma reunião, entretanto, alguns profissionais não podem desgrudar de seus amiguinhos nem por 5 minutos, portanto, informe a todos que a reunião é importante e que a atenção deles é necessária, mas não ordene diretamente (ou individualmente) para desligarem seus aparelhos. Se você é participante e você está esperando uma ligação urgente, informe antes da reunião, peça licença e saia da sala.
Ata: Não existe reunião sem ata de reunião. São inúmeros os objetivos da ata, entre eles se destacam a documentação, o acompanhamento e a universalização da informação, ou seja, aqueles que não puderam comparecer à reunião, vão tomar conhecimento dos assuntos tratados e das decisões tomadas pela ata.
Pontualidade: É muito importante que a reunião seja pontual, que o horário seja cumprido com os demais participantes. Se você está conduzindo, inicie-a no horário para prestigiar os pontuais. Reunião que começa com atraso sempre começa com descrédito. Se você é um participante, programe-se para evitar atrasos, que além de serem anti-profissionais são deselegantes.
Acredito que essas informações possam elucidar muitas dúvidas e ajudar no posicionamento de cada um frente a uma reunião.
Até breve com mais um Tecnologia em Foco
Sérgio Rodrigo de Abreu
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