Quando os primeiros celulares
surgiram no Brasil no início de década de 90, eles só serviam para uma coisa: falarmos
com alguém sem estarmos amarrados ao fio do telefone. Duas décadas depois, nossos
celulares viraram uma central de comunicação móvel e entretenimento – viraram smartphones
que nos permitem enviar e receber mensagens de texto, ler e enviar e-mails, fazer
conferência e videoconferência, usar como ramal móvel no nosso escritório, gravar
notas e lembretes, fora toda a gama de jogos, TV digital, músicas, vídeos e aplicativos
para todos os gostos.
Temos realmente computadores
em nossas mãos hoje em dia. O problema é que, em termos de comunicação, em geral
não fomos “treinados” para viver neste novo mundo, com comunicação disponível em
qualquer lugar. Por isto seguem algumas dicas:
- Assunto urgente prefira um contato pessoal;
- Se não encontrar a pessoa, ligue ou envie SMS - retorno previsto: no máximo 2 horas;
- Para informar algo ou solicitações não urgentes, envie um e-mail – retorno previsto: 24 horas.
Sobre e-mails: A maioria de nós recebe
uma quantidade cada vez maior de e-mails, e muitos deles poderiam ser evitados.
Dar conta destes e-mails parece cada dia mais difícil, e mesmo em um smartphone
selecionar quais dos 100 ou 200 e-mails devem ser lidos primeiro é uma tarefa árdua...
Para melhorar a comunicação com e-mails, algumas ações e pequenas mudanças de comportamento
podem ser de grande valia.
Escrevendo e-mails: Se você vai enviar um
e-mail, primeiro tenha em mente que e-mail é uma comunicação apenas escrita, e por
isto é um meio “pobre” de comunicação. Mais de 90% da comunicação humana está no
visual, nos gestos e na entonação de voz. Portanto, tenha certeza de que sua comunicação
por e-mail é a forma mais eficaz de comunicar o que você quer e de ter a resposta
que precisa. Se realmente for escrever um e-mail, observe estas dicas:
- Seja objetivo na comunicação. Menos palavras e mais direto ao ponto.
- Releia o que escreveu antes de enviar.
- Veja se está claro o que você quer, se colocou as pessoas corretas no e-mail, e SOMENTE elas.
- Se precisa de algo, digo o que precisa, de quem precisa e principalmente para quando precisa.
- Coloque um título/assunto claro no e-mail. A dica aqui é deixar para colocar o assunto por último, depois de ter escrito o e-mail.
- ATENÇÃO: Nunca escreva e-mails em estado emocional muito alterado. Palavras escritas de forma emocional podem causar grandes confusões. E tenha consciência de que o que você escreveu poderá ser lido por quem recebe a qualquer momento, e o estado emocional de quem recebe é um aspecto sobre o qual você não tem controle.
- Não copie todo mundo. Muita gente adora copiar o chefe em tudo, só que a maioria deles acha que recebe muitos e-mails desnecessários dos subordinados, portanto, cheque com seu chefe que tipo de e-mail ele quer receber cópia.
E-mail no celular:
- Use seu Smartphone para ler e-mails mais urgentes e e-mails que precisem de respostas muito rápidas.
- Use também para apagar aqueles que são desnecessários (e spams, é claro).
- Deixe para responder e-mails que precisam de respostas mais elaboradas para momentos em que você tenha mais tempo, ou até prefira respondê-los através de seu computador.
- Leia e-mails no celular apenas em momentos em que não esteja fazendo outra coisa.
- Nunca leia e-mails quando estiver dirigindo ou fazendo qualquer atividade de risco.
- Se estiver almoçando ou em reunião com outras pessoas, priorize as pessoas e deixe o celular para depois. Se estiver esperando algo urgente, comunique de antemão às pessoas que estão com você de que talvez você precise responder rapidamente algo urgente que está esperando.
- Desative o alerta de chegada de novo e-mail no celular (e no computador também). Isso só serve para lhe tirar do foco do que está fazendo.
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