Você acha que passa uma boa parte do dia sentado em reuniões, sabendo que o trabalho de verdade está se acumulando e se preocupando porque vai ter que fazer hora extra para terminar tudo? Está cansado de discussões que perdem o rumo e nunca apresentam nenhuma conclusão? Será que a sua organização ficou com “mania de reuniões”?
Falando sobre trabalho
É fato: em média, os executivos passam várias horas por dia em reuniões; quanto mais alta sua posição, mais tempo nisso. Mas isso não quer dizer que eles achem que as reuniões sejam úteis o que o trabalho esteja sendo com mais eficiência – pelo contrário: a maioria dos executivos achar que reuniões são uma gigantesca perda de tempo. De fato, uma pesquisa feita em 2005 pela Microsoft em 200 países descobriu que impressionantes 71% dos participantes achavam que as reuniões “não eram produtivas”, enquanto 32% escolheram objetivos imprecisos, falta de comunicação e “reuniões ineficientes” como os obstáculos mais comuns para sua produtividade.[1]
Pense no que todas essas “reuniões ineficientes” estão custando para sua empresa, em tempo de trabalho! Você sabe que parte dos seus custos operacionais são gastos com falar sobre trabalho, em vez de realmente trabalhar?[2]
Para reduzir custos, precisamos parar de desperdiçar tempo. Nós podemos não conseguir reduzir o número de reuniões que temos, mas podemos parar de desperdiçar tempo em reuniões improdutivas. Então, como você pode deixar suas reuniões mais produtivas?
1. Você realmente precisa fazer uma reunião?
Antes de agendar uma reunião, veja se ela é realmente necessária. Tente definir a finalidade: “Esta reunião é para discutir … / revisar … / decidir …” Se você não conseguir definir o propósito, não estará pronto para discutir nada.
2. Planeje corretamente
Veja quem realmente precisa estar lá – não fique convidando automaticamente todo mundo que possa estar remotamente conectado ao projeto. Lembre-se: tempo é dinheiro. Quem pode oferecer informações ou recursos? Quem pode compartilhar experiências relevantes? Quem pode fornecer o suporte ou permissão de que você precisa? Quem pode se opor ao projeto depois?
3. Onde e quando?
Escolha uma sala que seja grande o suficiente para todos sentarem e um horário que não deixe ninguém chateado (use o horário de trabalho, não a hora do almoço). Se as pessoas mais importantes não puderem participar, escolha outro horário. E não mande o convite dois minutos antes de a reunião começar – avisar 24 horas antes vai evitar que você fique sentado sozinho em uma sala de reuniões.
4. Escreva uma programação
A programação define o propósito e o foco da reunião e deve sem enviada assim que o horário da reunião tiver sido definido, juntamente com material relevante. Pense no que você quer conseguir com a reunião – “Comece tendo o fim em mente”[3] – anote os tópicos para discussão, escrevendo, perto deles, o motivo pelo qual você os incluiu, por exemplo, “Decisão a tomar” ou “Confirmar data”. Evite “Outros negócios”: é muito vago. Se as pessoas tiverem aspectos extras a discutir, elas devem ser encorajadas a enviá-los para você quando você estiver fazendo a programação.
5. Cuidado com o relógio
Lembre-se de que o seu objetivo é concluir os negócios dentro do tempo definido. Comece e termine a reunião no horário. Certifique-se de chegar pontualmente no horário e deixe claro que você espera que as outras pessoas façam o mesmo. Não espere os atrasados e não repita o que já tiver sido discutido quando eles finalmente aparecerem. Mantenha o celular no bolso e diga para os outros não usarem os deles; os notebooks devem ser deixados nas mesas de trabalho: a menos que sejam vitais para a reunião, serão apenas distrações. Leia a programação uma vez em voz alta, com um tom afirmativo, dizendo “isso é o que vamos tratar na reunião de hoje”. Mantenha a reunião em movimento, com um olho no relógio – não obsessivamente, mas deixando bem claro que se trata apenas de negócios. (As empresas têm seus jeitos próprios de fazer isso: na Google, por exemplo, eles projetam um grande cronômetro, de um computador para uma parede, durante as reuniões; em outras companhias, não há cadeiras nas salas de reunião, e as apresentações em PPT têm limites de tempo. Veja o que funciona para você.)
6. Participação total
O melhor jeito de manter as pessoas acordadas e concentradas e fazê-las participar. Não vá passando pelos pontos da programação, dando suas próprias opiniões; movimente a reunião, convidando as pessoas a interagir umas com as outras, perguntando coisas como “O que você acha disso, John? Acha que é possível?” Isso irá reduzir a possibilidade de problemas ou discordâncias surgirem depois. E algo muito importante: sempre escolha alguém para fazer a minuta, anotando quem participou da reunião, o que foi discutido, o que foi acordado e que ações foram tomadas.
7. Mantenha o controle
Conversar particulares desperdiçam tempo e perturbam. Então, se houver pessoas sussurrando umas para as outras, na reunião, olhe diretamente para eles, levante as sobrancelhas ou acene e peça a eles que voltem para a reunião em grupo. Não mostre raiva ou sarcasmo, apenas diga algo como “Desculpe, mas não dá para fazer a reunião com todos falando ao mesmo tempo”. Os outros participantes vão gostar, e a reunião irá terminar no horário.
8. Lide com as pessoas difíceis
Elas existem em todos os escritórios: pessoas que monopolizam as reuniões e aquelas que sempre tentam mudar o assunto da discussão. Há os que não param de fazer piadinhas e os que gostam de discordar de tudo apenas porque sim. Não deixe essas pessoas atrapalharem a reunião; elas só estão jogando e desperdiçando o tempo de todo mundo. Diga para o “atrapalhador” que o que ele disse não tem a ver com esta reunião, mas que será um prazer discutir isso depois. Diga para o “opositor” algo como “Vamos lidar com essa possibilidade quando e se ela aparecer”. Seja firme; é você que está no comando.
9. Faça um resumo final
Encerre corretamente a reunião, com um resumo abrangente do que precisa ser feito e de quem vai fazer. Isso será anotado nas minutas e irá constituir um plano de ação que você poderá verificar nas reuniões seguintes. E lembre-se: antes de todos saírem, agradeça-os pela presença e sorria.
10. Minutas em poucas horas
Quanto mais rápido você enviar as minutas, melhor: as pessoas geralmente esperam por elas, antes de começar as tarefas. Faça isso no mesmo dia ou em até 24 horas e, se possível, informe quando e onde será a próxima reunião.
Se você seguir essas regras, você verá que, em vez de reuniões horrorosas, seus empregados a verão como ferramentas valiosas para compartilhar informações e definir objetivos – não como uma completa perda de tempo em que eles ficam olhando pela janela e verificando seus telefones. Afinal, ninguém quer ficar até mais tarde no trabalho, quer?
Fonte: HP
Até breve com mais um Tecnologia em Foco
Sérgio Rodrigo de Abreu
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